Bitmek bilmeyen toplantılar, bir yandan konuşmacıyı dinlerken bir yandan da önemli noktaları kaçırmamaya çalışmak... Günümüzde hepimizin ortak derdi. Peki ya size "Artık not almanıza gerek yok, toplantıya odaklanın" desek?
Yapay zekâ destekli araçlar sayesinde, uzun toplantı kayıtlarını saniyeler içinde analiz edip size hap gibi özetler ve eylem maddeleri çıkaran bir döneme girdik. Biz de bu içeriğimizde yapay zekâ ile toplantı notları ve özetleri nasıl alınır? sorusunu yanıtlayacağız.
Önce malum soruyu cevaplayalım. Eskiden toplantı biter, biri notları toparlar, dağıtır ve çoğu zaman o notlar bir daha okunmazdı. Yapay zekâ ise artık bu durumu kökten değiştiriyor.
Yapay zekâyı toplantılarınızda aktif olarak kullanarak 1 saatlik toplantının tamamını tekrar dinlemek yerine, 2 dakikalık özetini okuyarak kaçırmamanız gereken noktalara ulaşabilmeniz mümkün. Ayrıca artık "Acaba şunu not aldım mı?" stresi olmadan toplantıya %100 katılım sağlayabilir ve daha yaratıcı düşünebilirsiniz.
Keza illa özet çıkartırmanıza gerek yok. Yapay zekâ tüm konuşmayı transkript ederek hiçbir önemli bir detayı atlamamanızı sağlar. Ayrıca görev dağılımlarında da üzerinize düşen görevi sizin yerinize not alır ve dilerseniz 'to-do list' bile oluşturabilir.
İçeriğimizin devamında nasıl kullanacağınızı adım adım anlatacağız fakat çalışma mantığını özetlemek gerekirse kullandığınız aracı (Zoom, Google Meet, Teams vb.) yapay zekâ asistanına bağlıyorsunuz. Toplantı başladığında, yapay zekâ asistanınız da bir katılımcı gibi toplantıya giriyor ve sesi kaydediyor.
Yapay zekâ toplantınız boyunca duyduğu her şeyi saniyesi saniyesine yazıya döküyor. Hatta bazı araçlar konuşan kişileri de ayırt edebiliyor.
İş analiz ve özetlemeye gelince ise transkript sonrası yani toplantının bitiminden hemen sonra tüm metinleri okuyor ve ana fikirleri, alınan kararları, tartışılan konuları ve atanan görevleri anlıyor. Devamında da istediklerinize göre gerekirse özet, gerekirse liste hâlinde sonuçları size ulaştırıyor.
Artık kullandığımız video konferans programları bu özellikleri kendileri sunmaya başladı, yani harici olarak yapay zekâ bağlamadan da bu özellikleri kullanabilirsiniz.
Bu araçlar, toplantılarınıza sizin adınıza bir "not alıcı bot" gönderir. Takviminize bağlanırlar ve toplantı başladığında otomatik olarak katılırlar.
Kullanıcı geri bildirimlerine göre bu asistanlar, dâhili yapay zekâ araçlarına kıyasla genellikle daha detaylı analizler sunarlar. Ayrıca notların çıktılarını alabileceğiniz platform açısından daha fazla çeşite sahiptirler.
Eğer toplantının ses kaydını veya videosunu aldıysanız, bu kayıttan elde ettiğiniz metni (transkripti) doğrudan ChatGPT veya benzeri bir yapay zekâ sohbet botuna yapıştırabilirsiniz.
Üstteki komutu toplantı özetinden neye ihtiyacınız varsa o şekilde özelleştirebilirsiniz. Kullandığınız yapay zekâ sohbet botu her ne olursa olsun aşağı yukarı istediğiniz sonucu verecektir.
Evet. Günümüzdeki popüler yapay zekâ araçlarının (hem yerleşik olanlar hem de üçüncü parti botlar) neredeyse tamamı Türkçe dilini çok başarılı bir şekilde anlıyor, yazıya döküyor ve özetleyebiliyor.
Bu en kritik konu. Eğer Microsoft Teams veya Google Meet gibi kurumsal bir aracın kendi yapay zekâsını kullanıyorsanız, verileriniz genellikle şirketinizin güvenlik politikaları dâhilinde kalır (yine de %100 güvende olduğu anlamına gelmez) ancak üçüncü parti bir araç (Fireflies, Otter vb.) kullanacaksanız, bu aracın gizlilik politikasını (Data Privacy Policy) mutlaka okumalısınız. Çok hassas ve gizli bilgilerin konuşulduğu toplantılarda ekstra dikkatli olmakta fayda var.
